Avis de confidentialité pour nos employés et candidats

« Remarquablement humain » est l’un des principes fondamentaux de la culture d’Asurion et figure au premier plan dans la manière dont nous traitons et protégeons non seulement les données personnelles de nos clients, mais aussi les vôtres, en tant que nos employés et candidats estimés. Dans cette optique, nous fournissons le présent avis de confidentialité (« l’avis ») pour décrire la manière dont Asurion recueille, utilise, divulgue et traite vos données personnelles, ainsi que des informations sur les droits à la confidentialité dont vous pouvez disposer, en fonction de votre lieu de résidence.

Quelques définitions

Lorsque nous utilisons le terme « Asurion » ou des termes comme « nous », « notre » ou « nos » dans le présent avis, nous faisons référence à Asurion, LLC ainsi qu’à nos filiales et sociétés affiliées.

Lorsque nous utilisons le terme « candidat » dans le présent avis, nous faisons référence aux personnes qui ont soumis des informations à Asurion (par exemple un curriculum vitae ou une demande d’emploi) afin de poser leur candidature à un poste d’employé, ou qui ont donné leur accord pour être considérées comme des candidats à un poste.

Lorsque nous utilisons le terme « employé », nous faisons référence aux personnes qui ont été ou sont actuellement employées par Asurion, ainsi qu’aux membres de notre personnel élargi, y compris les entrepreneurs indépendants, les travailleurs occasionnels ou intérimaires, ainsi que les stagiaires.

Lorsque nous utilisons des termes comme « vous » et « votre », nous parlons de vous en tant qu’employé d’Asurion ou en tant que candidat à un poste à pourvoir chez Asurion.

Lorsque nous utilisons le terme « données à caractère personnel », nous entendons toute information se rapportant à une personne identifiée ou identifiable, que cette personne soit identifiable directement ou indirectement.

Sources de données personnelles

Asurion peut obtenir vos données personnelles :

• directement auprès de vous;
• indirectement, par exemple auprès d’anciens employeurs, d’agences de recrutement et d’autres tiers;
• à partir de sources publiques comme les archives publiques et les forums publics, y compris les réseaux sociaux; et
• à partir des appareils fournis par Asurion et d’autres appareils électroniques que vous utilisez dans votre rôle d’employé chez Asurion.

L’exactitude et l’actualité des informations contenues dans nos dossiers revêtent une importance primordiale. Si les données personnelles que vous nous avez fournies changent pendant la durée de votre emploi, veuillez nous tenir informés de ces changements. Vous pouvez également prendre en charge les données personnelles que vous partagez avec nous en modifiant ou en mettant à jour votre profil Asurion sur notre portail des employés.

Catégories de données personnelles que nous collectons

Nous sommes susceptibles de collecter les catégories suivantes de données personnelles vous concernant, soit en qualité d’employé d’Asurion, soit en qualité de candidat, en fonction de la nature de votre poste et de votre rôle au sein de notre société et des exigences de la législation applicable.

• Les données d’identification comme votre nom, vos identifiants officiels, les numéros d’identification d’employés et les numéros de badge.
• Les données de contact, y compris votre adresse physique, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel et les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence.
• Les données de recrutement, y compris les informations relatives aux qualifications du candidat, votre curriculum vitae, votre parcours scolaire, vos emplois antérieurs, vos références, votre statut d’immigrant et vos documents d’immigration, vos permis de séjour et vos visas, vos documents d’identification nationaux, votre passeport et tout autre document officiel à l’appui de l’authentification ou de la qualification pour l’emploi (par exemple, le formulaire I-9 aux États-Unis).
• Les données relatives à l’emploi, notamment les informations liées à votre rôle au sein d’Asurion, comme votre poste, les changements de rôle, les avis de démission ou de licenciement, l’emplacement du bureau, les contrats de travail, les performances et les dossiers disciplinaires, les qualifications académiques ou professionnelles, les données du casier judiciaire, le statut d’immigrant et la documentation d’immigration, les permis de résidence et les visas, la carte d’identité nationale ou le passeport, les évaluations de la santé au travail applicables et les accidents du travail.
• Les données relatives aux avantages sociaux, y compris les informations relatives aux avantages sociaux que nous vous offrons, comme les informations sur le conjoint et les personnes à charge, les informations sur la santé (y compris la situation en matière de vaccination lorsqu’elle est requise à des fins de conformité réglementaire), les vacances, les congés et les informations sur l’hébergement.
• Données relatives à la gestion des performances, notamment les informations relatives aux évaluations ou aux examens des performances, aux mesures disciplinaires et aux griefs, ainsi qu’aux plans de formation et de développement.
• Les données financières, y compris les coordonnées bancaires, les informations fiscales, les informations relatives à la paie, les retenues à la source, le salaire, les dépenses, les indemnités de l’entreprise, les commissions et les primes d’intéressement.
• Les données démographiques comme la date de naissance, le sexe, la race/l’ethnie, le statut de vétéran, le handicap, l’orientation sexuelle et l’expression de genre, ainsi que les informations relatives à d’autres catégories démographiques. Les employés peuvent à tout moment consulter et mettre à jour leurs données démographiques dans notre portail des employés.
• Les données de localisation, comme celles provenant de véhicules appartenant à Asurion, d’appareils informatiques fournis par Asurion ou d’appareils mobiles munis d’applications spécifiques installées pour nos experts à domicile, nos techniciens sur le terrain ou les personnes qui voyagent dans le cadre des activités d’Asurion.
• Les informations audio et visuelles comme les enregistrements audio des interactions que vous pouvez avoir avec les clients d’Asurion et les enregistrements vidéo capturés dans nos bureaux, notre siège social, nos entrepôts, nos magasins et d’autres sites physiques.
• Les données relatives à l’utilisation des systèmes et des biens, notamment les informations requises pour permettre l’accès aux ressources informatiques d’Asurion, par exemple les adresses IP, les fichiers journaux, les informations de connexion, les sites Web visités, les systèmes consultés, les inventaires de logiciels et de matériel, les communications internes et les informations recueillies par les applications internes d’Asurion fournies aux employés, par exemple les outils et les plates-formes de communication des employés. Cela comprend également les données d’allocation d’actifs et les données utilisées à des fins de sécurité et de continuité des activités, ainsi que les informations nécessaires à l’utilisation des sites d’Asurion, y compris les contrôles d’accès et de sécurité.
• D’autres informations que vous pourriez choisir de nous communiquer, comme les réponses aux enquêtes de satisfaction et la participation à des programmes tels que Compassion Forward.
• Les informations biométriques comme une empreinte digitale ou un balayage facial pour confirmer votre identité.

Comment nous utilisons vos données

Nous traitons vos données personnelles uniquement lorsque nous avons un motif commercial légitime ou une obligation légale de le faire. Les principales raisons de ce traitement sont les suivantes :

• L’embauche. Pendant le processus de recrutement, nous traitons les données à caractère personnel des candidats afin de déterminer leur aptitude et leur aptitude à occuper un poste. Ce processus comprend la vérification des qualifications. Il peut également s’agir de vérifier les antécédents, de procéder à des tests de dépistage de drogues et d’établir votre droit de travailler dans une juridiction spécifique.
• La rémunération et les avantages sociaux. Nous utilisons ces informations pour gérer les salaires, les impôts et les avantages sociaux, ainsi que pour traiter les demandes liées au travail, notamment l’indemnisation des travailleurs, les demandes d’assurance, la gestion des dépenses et des voyages et les congés.
• La formation. Nous utilisons ces informations pour nous aider à créer et à mettre à jour la formation des employés et d’autres occasions de développement, ainsi que pour faire respecter l’obligation de suivre une formation.
• L’évaluation des performances. Nous utilisons ces informations pour évaluer vos performances au travail et pour déterminer vos exigences en matière de performances professionnelles et vos besoins en matière d’évolution de carrière.
• Les exigences légales. Nous utilisons ces informations pour nous conformer aux lois et réglementations (par exemple, les lois sur le travail et l’emploi, la santé et la sécurité, la fiscalité, les lois anti-discrimination) ou pour exercer ou défendre nos droits légaux.
• Les contacts. Nous utilisons ces informations en interne pour compiler des répertoires d’employés ou pour envoyer des articles ou des documents à des adresses électroniques ou personnelles.
• La sécurité et les technologies de l’information. Nous utilisons ces informations pour maintenir la sécurité des actifs, des ressources et des locaux d’Asurion et pour vous permettre d’y accéder, pour gérer nos opérations générales, pour vous fournir les services nécessaires à votre rôle et pour protéger votre sécurité personnelle.
• Les urgences. Nous utilisons ces informations pour nous aider à établir des contacts d’urgence pour vous et pour répondre et gérer les urgences, les crises et la continuité des activités.
• Les enquêtes et les mesures disciplinaires. Nous utilisons ces informations lorsque cela est nécessaire pour enquêter et étayer les décisions relatives aux mesures disciplinaires ou aux licenciements, pour gérer les griefs ou pour détecter des fraudes ou d’autres types d’actes répréhensibles.
• Les objectifs en matière de diversité et d’inclusion Nous utilisons ces informations si nécessaire pour nous aider à comprendre la diversité de notre personnel et pour soutenir les initiatives de l’entreprise en matière de diversité, d’équité et d’inclusion. Dans certaines circonstances, nous pouvons également avoir besoin d’utiliser ces données pour nous conformer aux lois locales. Nous recueillons généralement ces informations sur une base volontaire et vous n’êtes pas tenu de les fournir, sauf si nous devons nous conformer à une obligation légale. Nous ne divulguerons pas ces données sans votre autorisation, sauf si nous sommes légalement tenus de le faire.
• Le contrôle. Nos cas d’utilisation normaux en matière de surveillance sont décrits dans le manuel de l’employé, dans la section intitulée Surveillance du lieu de travail.
• Les opérations d’affaires quotidiennes. Nous pouvons utiliser ces informations à d’autres fins légitimes qui sont raisonnablement nécessaires aux activités quotidiennes d’Asurion, comme la gestion de nos relations avec nos employés, la comptabilité, les rapports financiers, les analyses commerciales, les enquêtes auprès des employés, la planification opérationnelle et stratégique, les fusions et acquisitions, la gestion immobilière, les voyages d’affaires, et la gestion des dépenses, ainsi que pour permettre la gestion et l’exploitation des technologies de l’information et des systèmes et réseaux de communication, améliorer et maintenir une administration efficace de la main-d’œuvre, développer et améliorer les produits, les services et les opérations, permettre les rapports et les communications, la gestion des risques et les fonctions d’assurance, et la tenue des dossiers relatifs aux activités commerciales, obtenir et maintenir les licences, permis et autorisations applicables aux opérations d’Asurion.

Base juridique du traitement

Si vous venez d’une juridiction qui exige une base juridique pour le traitement des données personnelles (comme l’EEE, le Royaume-Uni, le Japon, les Philippines ou le Brésil), la base juridique d’Asurion dépendra des données personnelles concernées et du contexte dans lequel nous les collectons.

Nous nous appuyons principalement sur votre consentement pour traiter vos données à caractère personnel en vous fournissant le présent avis de confidentialité avant ou pendant votre intégration et en recueillant votre consentement écrit à son contenu. Nous nous appuierons également sur votre consentement chaque fois que nous traiterons des données personnelles sensibles liées à votre état de santé actuel.

En principe, nous collectons des données à caractère personnel vous concernant uniquement lorsque nous avons besoin de ces données pour exécuter notre contrat de travail avec vous, pour nous conformer à nos obligations légales ou pour exercer des droits dans le domaine de l’emploi, ou lorsque le traitement est dans notre intérêt légitime, à condition que celui-ci ne l’emporte pas sur vos intérêts en matière de protection des données ou sur vos droits et libertés fondamentaux.

Si nous vous demandons de fournir des données à caractère personnel pour nous conformer à une exigence légale ou pour exécuter un contrat avec vous, nous le préciserons au moment opportun et vous indiquerons si la fourniture de vos données à caractère personnel est obligatoire ou non, ainsi que les conséquences possibles si vous ne les fournissez pas.

De la même manière, si nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel en fonction de nos intérêts légitimes (ou de ceux d’un tiers) qui ne sont pas énumérés dans la section « Comment nous utilisons vos données » ci-dessus, nous vous indiquerons clairement, au moment opportun, quels sont ces intérêts légitimes.

Si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’informations supplémentaires au sujet de la base juridique sur laquelle nous collectons et utilisons vos données à caractère personnel, veuillez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées fournies dans la section Communiquer avec nous » ci-dessous.

Contrôleurs des données

Si vous résidez dans l’EEE ou au Royaume-Uni, le responsable du traitement de vos données personnelles sera l’entreprise qui gère le processus d’embauche ou qui vous emploie (par exemple Asurion Europe Limited pour les employés basés au Royaume-Uni).

Comment nous divulguons vos données personnelles

Asurion divulguera uniquement vos données personnelles à ceux qui en ont un besoin d’affaires légitime. Lorsque nous autorisons un tiers à accéder à vos données personnelles, nous veillons à ce que celles-ci soient utilisées d’une manière conforme au présent avis de confidentialité (et à toute directive interne de traitement des données applicable en fonction de la sensibilité et de la classification des données personnelles). Nous obtiendrons votre consentement pour toute divulgation de vos données personnelles lorsque la loi l’exige. Vos données personnelles peuvent être divulguées à nos filiales et sociétés affiliées et à d’autres tiers, y compris des prestataires de services, aux fins légitimes suivantes :

• D’autres employés, entrepreneurs ou affiliés d’Asurion dans le but d’établir, de gérer ou de mettre fin à votre emploi au sein d’Asurion.
• Les consultants et des conseillers pour obtenir des conseils juridiques auprès d’avocats externes et des conseils auprès d’autres professionnels comme des comptables, des consultants en gestion et d’autres
• Fournisseurs de services professionnels pour leur permettre de vous fournir des services au nom d’Asurion, tels que des fournisseurs de recrutement, des services d’investissement financier, des fournisseurs d’assurance, des services de soutien à la paie, des fournisseurs de soins de santé et d’autres fournisseurs d’avantages sociaux.
• Les partenaires dans les transactions d’entreprise et leurs conseillers professionnels dans le cadre de la vente, de la cession ou de tout autre transfert de tout ou partie de nos activités.
• Les vendeurs, les prestataires de services, les consommateurs et les clients pour soutenir les opérations quotidiennes d’Asurion et pour réaliser les objectifs de notre traitement des données personnelles comme décrit dans la section « Comment nous utilisons vos données » ci-dessus.
• Les autorités gouvernementales ou les autorités responsables de l’application de la loi si nous estimons de bonne foi que nous y sommes contraints par une loi, un règlement, une procédure judiciaire ou une autorité gouvernementale applicable, ou si cela est nécessaire pour exercer, établir ou défendre des droits légaux, y compris pour faire respecter nos accords et nos politiques.
• D’autres tiers pour protéger les droits ou la propriété d’Asurion, pour protéger Asurion, nos autres clients ou le public contre des préjudices ou des activités illégales, pour répondre à une urgence dont nous pensons en toute bonne foi qu’elle exige que nous divulguions des données personnelles pour prévenir des préjudices, ou avec votre consentement.

Comment nous protégeons vos données personnelles

Nous disposons d’un programme de sécurité robuste qui fait appel à des contrôles techniques, administratifs et physiques appropriés afin de protéger vos données personnelles contre la destruction, la perte, la divulgation, l’altération ou l’utilisation accidentelle ou illégale. Ces contrôles varient en fonction de la sensibilité des données personnelles concernées et de l’état actuel de la technologie.

Durée de conservation de vos données personnelles

La durée pendant laquelle nous conservons une catégorie particulière de données personnelles varie en fonction de la finalité pour laquelle elles ont été collectées, de nos besoins d’affaires en la matière et de nos obligations légales à l’égard de ces données. Dans la mesure du possible, nous cherchons à minimiser la conservation des données.

Les employés d’Asurion. De manière générale, nous conservons vos données jusqu’à la fin de votre période d’emploi ou de votre contrat conclu avec nous, plus la période requise par la loi du pays ou de l’État dans lequel vous êtes employé, ou une période raisonnable pour répondre à toute demande de renseignements et traiter toute question juridique, financière ou administrative qui pourrait se poser.

Les candidats. Si vous postulez à un emploi chez nous, nous conservons vos données afin de déterminer votre éligibilité à un poste actuel ou futur chez nous. Les périodes de conservation varient en fonction de votre lieu de résidence et des exigences légales locales.

Dès lors que nous n’avons plus de besoin d’affaires légitime ou d’obligation légale de traiter vos données, nous les supprimerons ou les rendrons anonymes ou, si cela n’est pas possible (par exemple, si vos données ont été stockées dans des archives de sauvegarde), nous les conserverons en toute sécurité et les isolerons de tout traitement ultérieur jusqu’à ce qu’il soit possible de les effacer.

Si vous avez des questions spécifiques sur la durée de conservation de vos données dans d’autres juridictions, veuillez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées fournies dans la section « À qui faut-il s’adresser en cas de questions? »

Comment nous traitons les transferts internationaux de données personnelles

En notre qualité d’organisation mondiale, nous pouvons être amenés à transférer vos données personnelles en dehors de votre juridiction d’origine vers des sociétés affiliées à Asurion, y compris notre siège social situé aux États-Unis. Ces pays peuvent appliquer des lois sur la protection des données différentes de celles de votre région. Nous transférons les données personnelles vers un autre pays uniquement en conformité avec les lois applicables en matière de protection des données, et en ayant la certitude que les protections adéquates sont en place pour les données.

Transferts internes. Si nous avons besoin de transférer vos données personnelles d’une société affiliée d’Asurion à une autre, nous nous appuyons sur des accords contractuels, en particulier des Clauses Contractuelles Types, lorsqu’elles sont exigées par la loi. Nos pratiques en matière de protection de la vie privée sont également conformes aux règles transfrontalières de l’APEC en matière de protection de la vie privée (« CBPR »). Le système CBPR de l’APEC fournit un cadre qui permet aux organisations d’assurer la protection des données personnelles transférées entre les économies participantes de l’APEC. Pour plus d’informations sur le cadre de l’APEC, cliquez ici.

Transferts externes. Si nous avons besoin de transférer vos données personnelles au niveau international à l’extérieur d’Asurion à un sous-traitant qui traite ces données en notre nom, nous nous appuyons sur des accords contractuels, comme les clauses contractuelles types, lorsqu’elles sont exigées par la loi.

Exercer vos droits en vertu des lois sur la protection de la vie privée

Que vous soyez un candidat ou un employé d’Asurion, en fonction de votre lieu de résidence, vous pourriez bénéficier de certains droits prévus par les lois applicables en matière de protection de la vie privée. Le cas échéant, et sous réserve de certaines limitations et exceptions, les droits peuvent inclure :

• le droit de rectifier vos données si elles sont obsolètes, incomplètes ou inexactes;
• le droit de demander la confirmation que nous traitons vos données et d’avoir accès aux données que nous traitons à votre sujet;
• le droit à la suppression de vos données;
• le droit de restreindre le traitement de vos données;
• le droit de transmettre vos données à une autre organisation;
• le droit de s’opposer au traitement de vos données personnelles;
• le droit de retirer votre consentement pour les données que vous nous avez fournies sur une base consensuelle; et
• le droit d’obtenir des informations sur les entités auxquelles nous avons communiqué vos données.

Remarque à l’intention de nos employés : Nous voulons vous responsabiliser vis-à-vis de vos données personnelles. Nous mettons à votre disposition un certain nombre d’outils qui vous permettent de mettre à jour, d’accéder ou de supprimer certaines de vos données en libre-service par l’intermédiaire de notre portail interne destiné aux employés.

Les demandes d’exercice de ces droits peuvent être soumises par l’intermédiaire du portail des droits à la confidentialité d’Asurion, en appelant le 1-844-798-7701 ou en nous envoyant un courriel à l’adresse privacy@asurion.com. Asurion répondra à ces demandes de la manière prescrite par la loi. Vous ne subirez jamais de discrimination pour avoir exercé l’un de ces droits.

Asurion prendra des mesures raisonnables pour valider votre identité avant de répondre à une demande relative aux droits à la confidentialité. Les informations qui vous sont demandées pour valider votre demande sont généralement des informations comme votre nom, votre adresse courriel ou d’autres informations de contact similaires. Dans certains cas, des données personnelles supplémentaires de votre part pour valider votre identité.

Agents autorisés. Si vous résidez en Californie, un agent dûment autorisé peut être en mesure d’exercer les droits relatifs à la protection de la vie privée en votre nom. Les agents autorisés doivent prendre contact avec nous en soumettant une demande par l’intermédiaire de notre formulaire Web et en indiquant qu’ils soumettent la demande en tant qu’agent. Nous nous réservons le droit de demander à l’agent de prouver son identité et de lui demander de prouver qu’il est autorisé à agir en votre nom en fournissant une autorisation signée de votre part. Nous sommes également susceptibles de vous demander, si vous en êtes capable, de confirmer votre identité directement auprès de nous ou de confirmer directement auprès de nous que vous avez donné à l’agent autorisé l’autorisation de soumettre la demande.

Modifications apportées au présent avis

Nous mettons à jour le présent avis de manière périodique afin de nous conformer aux lois et aux réglementations internationales, ainsi qu’à l’évolution de nos pratiques d’affaires. Vous trouverez la date de la dernière mise à jour au début de l’avis en cours. Veuillez consulter régulièrement ce site pour prendre connaissance de l’avis. Nous nous conformerons aux lois applicables dans la mesure où elles exigent des moyens supplémentaires pour vous avertir des modifications apportées à l’avis.

Comment Asurion traite-t-il les litiges relatifs aux données personnelles?

Faire appel des décisions que nous avons prises concernant vos données. Nous espérons pouvoir vous apporter les réponses que vous attendez quand vous exercez vos droits en matière de protection de la vie privée ou quand vous communiquez avec nous pour poser des questions ou déposer des plaintes concernant nos pratiques en matière de protection des données. Toutefois, si vous souhaitez faire appel d’une décision que nous avons prise à propos d’une demande de protection de la vie privée que vous avez soumise ou si vous souhaitez exprimer des préoccupations concernant nos pratiques en matière de protection des données, vous pouvez le faire en communiquant avec notre équipe chargée de la protection de la vie privée par courriel à l’adresse suivante : privacy@asurion.com.

Droit de déposer une plainte auprès d’une autorité de surveillance ou d’un organisme de règlement des litiges. Si vous ne parvenez pas à résoudre votre problème directement avec nous, vous pouvez avoir le droit de déposer une plainte ou de faire appel à l’autorité de contrôle de l’État ou du pays dans lequel vous travaillez ou dans lequel vous estimez que les règles de protection des données ont été enfreintes. Si vous avez un problème concernant la protection de la vie privée ou l’utilisation des données que nous n’avons pas résolu de manière satisfaisante, veuillez communiquer avec Truste, notre fournisseur tiers de services de règlement des différends basé aux États-Unis.

À qui faut-il s’adresser en cas de questions?

Vous pouvez communiquer avec le bureau de la protection de la vie privée d’Asurion pour toute question concernant le présent avis ou l’utilisation des données personnelles liées à nos sites Web, produits ou services, ou communiquer avec notre responsable de la protection des données, en envoyant un courriel à l’adresse privacy@asurion.com ou en appelant le 1-844-798-7701, ou encore en envoyant un courrier à l’adresse suivante :

Asurion

Attn: Privacy Office

c/o General Counsel

cc: Asurion Trust Office

140 11th Ave. North

Nashville, TN 37203